• 28.12. 2022 09:12

Pravidelné servisy. Jak fungují? Jak je nastavit? Jak je spravovat?

Co jsou pravidelné servisy?

Seznam pravidelných servisů nejsou servisy, které jsou naplánovány. Nemají určené přesné datum. Nemají zvoleno, který technik je bude provádět. Zákazníci o nich nevědí.

Seznam pravidelných servisů je „zásobník práce“, který můžete využít, když nemáte vytížené techniky.

Příklad: Klientovi Jozef Horváth jste nainstalovali zařízení 1.června 2021. Toto zařízení by mělo projít revizí každé 2 roky (24 měsíců). 1. června 2023 se Vám toto zařízení ve FOXii připomene v sekci Pravidelné servisy červenou barvou, jelikož revize již měla být provedena. Avšak léto je pro vás nejsilnější období a vaši technici jsou vytíženi. FOXii samo od sebe klienta o potřebné revizi neinformuje. Proto můžete klienta oslovit až v září, kdy se množství práce techniků sníží.

Jak pravidelné servisy nastavím?

Pravidelnost servisu ve FOXii nenastavujete každému nainstalovanému zařízení zvlášť. Aby FOXii šetřilo váš čas, pravidelnost nastavujete pro stejný model zařízení od stejného výrobce pouze jednou.

Interval, v jakém má být servis připomenut, nastavujete v Typu zařízení (Typ zařízení = Klimatizace Samsung AR35).

Tento pravidelný interval nastavíte v sekci Nastavení --> Typy zařízení -->  Přidat typ zařízení

To, kdy FOXii na pravidelný servis upozorní, tedy závisí na pravidelném servisním intervalu a datu instalace konkrétního zařízení u zákazníka.

Co se stane, když pravidelný servis nastavím?

Když vyplníte interval pravidelnosti v sekci Typ zařízení, připomínky na servis se Vám budou automaticky generovat do sekce Pravidelné objednávky. Vznikne „zásobník práce“.

Některé servisy v sekci Pravidelné objednávky jsou barevně odlišeny. Toto zabarvení vytváří FOXii automaticky. Rozděluje tak servisy, které již měly být provedeny a které mají být provedeny v nejbližší době.

Červená barva = Pravidelný servis zařízení již měl být proveden

Oranžová barva = Pravidelný servis zařízení má být proveden za méně než 1 měsíc.

Zelená barva = Pravidelný servis zařízení má být proveden o 1–2 měsíce (za více než 1 měsíc a méně než 2 měsíce).

 

Jak udelat z pravidelného servisu skutečnou zakázku?

1.krok: Informovat zákazníka

Servisy ze sekce Pravidelné objednávky je ještě třeba doplánovat.

Kontaktovat zákazníka můžete přímo z FOXii . Nad tabulkou naleznete tlačítko ODEMKNOUT SMS. Po stisknutí se šedé ikonky obálky, telefonu a mobilu přebarví modře.

Ikonka telefonního sluchátka umožňuje automatické vytáčení zákazníka přímo z FOXii. Lze ji využít na mobilních zařízeních.

Ikonka obálky umožňuje odesílání e-mailů. Po stisknutí této ikonky se klientovi odešle e-mail. Po odeslání emailu se ikonka změní z modré na zelenou, abyste měli přehled, kterým zákazníkům jste již e-mail odesílali. To však nebrání opětovnému odesílání e-mailů. Kolikrát stisknete ikonku, tolikrát se e-mail odešle.

Znění e-mailu můžete upravit v sekci Nastavení --> Všeobecné --> Email --> Email - pravidelné objednávky

Ikonka mobilu umožňuje odesílání SMS. Po stisku této ikonky se klientovi odešle SMS. Po odeslání SMS se ikonka změní z modré na zelenou, abyste měli přehled, kterým zákazníkům jste již SMS odesílali. To však nebrání opětovnému odesílání SMS. Kolikrát stisknete ikonku, tolikrát se SMS odešle.

Znění SMS můžete upravit v sekci Nastavení --> Všeobecné --> SMS --> SMS při pravidelných objednávkách

 

2.krok: Nastavení vo FOXii

Poté, co Vám zákazník odsouhlasil servisní zakázku, ji vytvoříte přímo ze sekce Pravidelné objednávky. Klepnete na oranžové pole ve sloupci zákazník a objednávku standardně vytvoříte.

Pozor! Abyste připomenutí na pravidelný servis zachovali, je potřeba pravidelný servis vytvořit ze sekce Pravidelné objednávky. Pokud vytvoříte pravidelný servis přes tlačítko Přidat v levém menu, servis se Vám o další 2 roky nepřipomene.

 

Jak zrušit pravidelný servis u konkrétního zákazníka?

FOXii umožňuje servisní interval pozastavit, ne zcela zrušit. Díky tomu lze v budoucnu pravidelný servis opět obnovit.

1.krok: V Pravidelné objednávky klikněte na červenou ikonku hodin.

2.krok: Zvolte Pozastavit pravidelný servis a stiskněte tlačítko Potvrdit.

Rovněž lze pravidelný servis pozastavit i v rozhraní konkrétního zařízení.

1.krok: Klikněte na zákazníkovo zařízení, na kterém chcete pravidelný interval zrušit.

2.krok: Klepněte na červenou ikonku hodin.

3.krok: Zvolte Pozastavit pravidelný servis a stiskněte tlačítko Potvrdit.

 

Jak obnovit pravidelný servis u konkrétního zákazníka?

Pravidelný servis můžete obnovit v rozhraní konkrétního zařízení.

1.krok: Klikněte na zákazníkovo zařízení, na kterém chcete pravidelný interval obnovit.

2.krok: Klepněte na červenou ikonku hodin.

3.krok: Zvolte Obnovit pravidelný servis a stiskněte tlačítko Potvrdit.

 

Jak posunout pravidelný servis u konkrétního zákazníka?

FOXii umožňuje posunout datum servisního intervalu.

1.krok: V Pravidelné objednávky klikněte na červenou ikonku hodin.

2.krok: Vyberte možnost Zrušit tento servis a upozornit znovu.

3.krok: Vyberte datum, kdy chcete, aby se servis připomněl a stiskněte tlačítko Potvrdit.

 

Novinka

Ve FOXii přibyla novinka, která rozšiřuje možnosti Pravidelných servisů.

Doposud bylo možné nastavit pravidelný interval připomínání pouze na úrovni typu zařízení. Nově již můžete nastavit pravidelný interval i pro jednotlivé zařízení u Vašich zákazníků.

Ve FOXii používáme typ zařízení. Abychom vysvětlili, jaký je rozdíl mezi typem zařízení a konkrétním zařízením přiřazeným zákazníkovi, používáme tento příklad:

 

Příklad:

Kategorie = Klimatizace

Výrobce = Samsung

Typ zařízení = Wind-Free Comfort (3,5 kW) AR12

Zařízení = Klimatizace Wind-Free Comfort (3,5 kW) AR12 přiřazena zákazníkovi Josefovi Novákovi. Tato klimatizace má výrobní číslo 82746GH994jk a je instalována 17.6.2019.

 

Typu zařízení Wind-Free Comfort (3,5 kW) AR12 umíte nastavit pravidelný interval 12 měsíců. Tento pravidelný interval se projeví u všech zákazníků, kteří mají přiděleno toto zařízení. Jozef Novák Vás ale požádá, abyste prováděli kontrolu ne jednou ročně ale jednou za dva roky. Nově si můžete otevřít zařízení Klimatizace Wind-Free Comfort (3,5 kW) AR12 s výrobním číslem 82746GH994jk u pana Jozefa Nováka a pravidelný interval změnit z 12 na 24 měsíců. Změna se projeví pouze u tohoto zákazníka.

 

V případě, že tento článek neodpověděl na všechny vaše dotazy, budeme rádi, pokud se nás zeptáte. Všechny potřebné kontakty naleznete v sekci KONTAKT.